Sambrusk logotyp, till startsidan

DÄHS2012 Dokument- och Ärendehantering

Även i dessa tider med moln- och e-tjänster är och förblir dokument- och ärendehantering centrala funktioner i kommunernas verksamhet. I tidigare projekt har ett flertal Sambruk-kommuner arbetet med detta viktiga område, både i form av anskaffningsprojekt och i det senaste utredningsprojektet ´Sammanhållen ärendehantering´.
Sambruks medlemmar bjöds den 26/1 in till att diskutera ev. samverkan för anskaffning av dokument- och ärendehanteringssystem utifrån kommunernas behov och informera om Sambruks tidigare projekt som inverkar på en sådan anskaffning.

Caspar Almalander informerade om Sambruks projekt Elektroniskt bevarande etapp II och Riksarkivet pågående projekt.

Isak Nyberg deltog och informerade från tidigare Sambruksprojekt kallat DÄHS och även från Skellefteå kommuns införande.

Johanna Fransson beskriver införande av dähs som pågår i utvalda förvaltningar i Malmö.

Närvarande fick även en redogörelse för Sambruks projekt "Sammanhållen Ärendehantering".
Påpekar att Sammanhållen ärendehantering innebär:

  • Ökat medborgarfokus; möjlighet att se sina ärenden samlat
  • Ökad inre effektivitet; samordnar ärenden som berör flera förvaltningar/organisationer

Vidare presenteras ärendeknutpunkt:
I ärendeknutpunkten samlas nödvändig information om diariehändelser och andra viktiga händelser för ett ärende. Ärendeknutpunkten ger information till Mina Sidor, kontaktcenter/medborgarkontor samt utgör statistikunderlag.
Informationen i knutpunkten hämtas till stor del från verksamhetsapplikationer och ärendehanterings-system genom integrationer.
Ex på nytta med en ärendeknutpunkt:

  • Servicelöften till medborgarna
  • Enklare att följa uppsatta mål

Projektet


DÄHS 2012 (Dokument- och ärendehanteringssystem) är ett projekt där sex kommuner (Halmstad, Knivsta, Luleå, Oskarshamn, Ulricehamn samt Östra Göinge) gått samman för att ta fram kravunderlag m.m. inför kommande anskaffning av dokument- och ärendehanteringsystem.

Kravunderlag kommer att tas fram för följande funktioner:

  • Diarehantering
  • Nämndadministration
  • Ärendeknutpunkt/generell ärendehantering, Mina/dina ärenden
  • Gränssnitt mot e-arkiv

Målet är att underlagen ska vara klara under vecka 20.

Tidsplan


15-16 mars arbetsmöte kravställning diariet + nämndshantering
13 april arbetsmöte kravställning
19 april avstämningsmöte
25april arbetsmöte i samband med Sambruks Vårkonferens
9 maj avstämningsmöte

Styrgrupp


Claes-Olof Olsson, Sambruk
Hans Haraldsson, Jönköping - Ärendehantering och ekonomi
Kim Krogell, Jönköping, - Ärendehantering och ekonomi
Johanna Fransson, Malmö - Ärendehantering under införande, PL Sammanhållen ärendehantering
Linda Zachrisson, Halmstad - Arkivfrågor, deltagare i Elektr bev "Leverans från verksamhetssystem"

Lotta Ruderfors, Sambruk Samordnande projektledarfunktion
Bertil Thunberg, Knowit Konsult, föredragande styrgrupp
Sven-Håkan Olsson, Definitivus Konsult

Projektgrupp/kommuner


Halmstad, Knivsta, Luleå, Osby, Oskarshamn, Ulricehamn, Östra Göinge

Projektet avslutades per 2012-05-30.

Projektledare
Lotta Ruderfors, projektledare
Lotta Ruderfors
Tfn: 0705-717747

I framtagande av kravspecifikation samverkar vi med Bertil Thunberg på Knowit
Tfn: 0706-913500 alt 013-210560
Sambruks trädet
Sambruk
Säte: c/o Sandvikens kommun, Kommunledningskontoret, 811 80 Sandviken
Postadress: c/o Sandbacka Park, Högbovägen 45, 811 32 Sandviken
Organisationsnummer: 802428-2785