Vi hälsar Kommunalförbundet Sydarkivera varmt välkommen som ny medlem i Sambruk! Med lång erfarenhet av kommunal samverkan, digitalt bevarande och öppna lösningar blir Sydarkivera ett spännande tillskott till Sambruks samverkansgemenskap.

Sydarkiveras uppdrag handlar i grunden om något som blir allt viktigare i ett digitaliserat samhälle: att den information som kommuner och regioner skapar idag också ska bevaras på ett sätt som gör det möjligt att förstå och använda informationen även i framtiden,

Vi har pratat med Elin Jonsson, bevarandestrateg på Sydarkivera, om verksamheten, varför förbundet valt att bli medlem i Sambruk och vilka områden där man ser särskilt stora möjligheter till samverkan.

En gemensam arkivmyndighet för 42 medlemmar

Sydarkivera är ett kommunalförbund med 42 förbundsmedlemmar, huvudsakligen kommuner men även Region Blekinge. Förbundet fungerar som gemensam arkivmyndighet och hjälper sina medlemmar med långsiktigt digitalt bevarande, arkivtillsyn, rådgivning och utbildning.

Det innebär att Sydarkivera tar vid där den dagliga informationshanteringen så småningom slutar. Digital information som har skapats i kommunernas och regionens olika verksamheter ska kunna lämnas över till arkivmyndighet, bevaras säkert och även långt in i framtiden vara möjlig att hitta, förstå och använda.

Det är ett uppdrag som kanske inte alltid syns i vardagen, men som är grundläggande för både offentlighet, rättssäkerhet och vårt gemensamma digitala kulturarv.

Sambruk finns med i Sydarkiveras historia

Relationen mellan Sydarkivera och Sambruk är faktiskt äldre än det nya medlemskapet.

Elin berättar att de nätverk och projekt kring elektroniskt bevarande som drevs inom Sambruk för många år sedan var en del av den samverkan som så småningom bidrog till idén om en gemensam organisation för arkivfrågorna.

– Sambruk känner vi till sedan gammalt. Samverkansprojekten kring elektroniskt bevarande var en del av det arbete som så småningom ledde fram till att kommunalförbundet bildades, berättar Elin.

Nu sluts på sätt och vis cirkeln när Sydarkivera själv blir medlem i föreningen.

En viktig anledning till steget är också att allt fler av Sydarkiveras egna förbundsmedlemmar har anslutit sig till Sambruk. Ett tiotal av dem är idag medlemmar, vilket skapar nya möjligheter att knyta ihop de båda samverkansgemenskaperna.

Öppna lösningar och egen rådighet

Öppenhet har länge varit en viktig del av Sydarkiveras tekniska inriktning. Inom det digitala bevarandet arbetar förbundet i stor utsträckning med öppna programvaror, öppna standarder och öppna format.

Det var ett medvetet vägval redan tidigt i verksamhetens utveckling. Det långsiktiga digitala bevarandet ska ske med hög grad av egen rådighet och kontroll över informationen.

Den inriktningen känns idag kanske mer självklar än när arbetet inleddes. Frågor om digital suveränitet, leverantörsberoenden och kontroll över offentlig information har fått en helt annan tyngd under senare år.

Men öppenhet innebär också ett ansvar. När det inte finns en traditionell leverantör att ringa behöver organisationer själva bygga kunskap, förvaltning och stöd kring lösningarna. Därför blir samverkan central.

– Använder man öppna programvaror och öppna specifikationer behöver man samarbeta med andra för att kunna förvalta och drifta dem på ett bra sätt, säger Elin.

Därför valde Sydarkivera Sambruk

Medlemskapet handlar därför både om att följa vad som händer i Sambruk och om att hitta nya områden där Sydarkivera kan bidra.

Flera av Sambruks befintliga fokusområden ligger nära Sydarkiveras verksamhet. Elin pekar bland annat på dataskydd, digital suveränitet och AI – frågor som berör både Sydarkiveras egen organisation och förbundsmedlemmarna.

Sydarkivera erbjuder dessutom en tjänst med gemensamt dataskyddsombud till kommuner och kommunala företag som väljer att ansluta sig. Där finns en tydlig länk till Sambruks DSO-nätverk och övriga aktiviteter inom dataskydd.

I ett första skede vill Sydarkivera framför allt lära känna Sambruks olika nätverk och tjänster bättre. Samtidigt finns redan idéer om att tillsammans med Sambruk skapa nya former av samverkan kring e-arkivering och digitalt bevarande.

När digitaliseringen förändras måste arkivet följa med

Sydarkiveras digitala utveckling drivs i hög grad av det som händer ute hos förbundsmedlemmarna.

När kommunerna inför nya digitala tjänster, tekniker och arbetssätt behöver även metoderna för att fånga upp, dokumentera och långsiktigt bevara informationen utvecklas.

Det innebär att Sydarkivera hela tiden behöver ligga nära utvecklingen inom både informationsförvaltning och kommunal digitalisering. Ett sätt som Sydarkivera håller sig nära utvecklingsfronten är att vara med och bidra i internationella arbetsgrupper och satsningar inom digitalt bevarande. För att komma fram till lösningar som fungerar i praktiken behövs samverkan med olika aktörer även nationellt.

Ett konkret område där Elin ser ett behov av bredare samverkan är bevarande av geografisk information. Det är en gemensam utmaning för kommunerna där metoder och färdiga tjänster fortfarande behöver utvecklas.

Och det illustrerar en viktig skillnad: samverkan är en sak när det redan finns en färdig lösning att ansluta sig till – men kanske ännu viktigare när lösningen ännu inte finns.

– Det finns frågor som inte ryms inom vår egen förbundskrets. Där hoppas vi kunna träffa andra kommuner med liknande erfarenheter och utmaningar och tillsammans komma vidare med sådant som är svårt att driva på egen hand, säger Elin.

AI kan öppna arkiven på helt nya sätt

Även AI är ett område som Sydarkivera följer med stort intresse.

För arkivverksamheten handlar möjligheterna bland annat om att göra stora mängder bevarad information lättare att söka i, förstå och använda – inte minst för forskning.

På sikt kan AI skapa helt nya sätt att närma sig digitala arkiv. Information som tidigare krävt omfattande manuellt sökarbete kan bli mer tillgänglig och användbar.

Samtidigt väcker utvecklingen många frågor. Vad får man göra? Vilken information kan tillgängliggöras på vilket sätt? Hur ska juridik, integritet, säkerhet och kvalitet hanteras?

Det är ytterligare ett område där Sydarkivera ser stor nytta av att offentliga organisationer arbetar tillsammans.

– Det händer väldigt mycket och det går fort. För att ha en chans att hänga med och samtidigt göra så rätt som möjligt behöver vi samarbeta inom det offentliga, säger Elin.

Alternativ för alla kommuner

Sydarkivera ser också potential i samverkan kring de verksamhetssystem där kommunal information skapas från början.

Ett exempel är stora ärende- och dokumenthanteringssystem, som inte alltid är väl anpassade till mindre kommuners och kommunala bolags behov.

Här ser Elin ett intressant utvecklingsområde i enklare lösningar och möjliga öppna alternativ. Det ligger nära både Sydarkiveras kompetens inom informationshantering och Sambruks ambition att skapa praktiska gemensamma lösningar för offentlig sektor.

Samtidigt väcker Sambruks befintliga tjänster en annan viktig fråga för Sydarkivera: vilken information skapas i tjänsterna och hur ska den hanteras långsiktigt?

När en digital tjänst blir en del av kommunens verksamhetsprocesser blir den också en del av arkivbildningen. Där kan Sydarkiveras kompetens bli värdefull redan när gemensamma tjänster utformas.

Sydarkivera vill både ta del och bidra

Medlemskapet är därför inte bara ett sätt för Sydarkivera att ta del av Sambruks kunskap och nätverk.

Förbundet har själv specialistkompetens som kan komma andra medlemmar till nytta – inte minst kring långsiktig informationshantering, paketering och dokumentation av information samt hur information kan flyttas mellan system och bevaras över tid.

– Det är en av våra styrkor. Vi har kunskap om hur man paketerar, dokumenterar och flyttar information, och det hoppas vi kunna bidra med, säger Elin.

Här finns också möjligheten till nya kontaktytor mellan Sydarkiveras 42 förbundsmedlemmar och Sambruks växande medlemskrets. När organisationerna överlappar skapas fler vägar för kommuner att mötas och gemensamt lösa frågor som annars lätt hamnar mellan olika verksamhetsområden.

Att säkra det digitala minnet – tillsammans

Sydarkiveras verksamhet handlar ytterst om långsiktighet. Digitaliseringen går snabbt, tekniska lösningar  kommer och går och systemen som är självklara idag kan vara borta om några år. Informationen behöver däremot kunna leva vidare.

Det gör Sydarkivera till en viktig pusselbit i den digitala offentliga infrastrukturen: någon måste tänka längre än till nästa systembyte och säkerställa att dagens digitala information fortfarande går att förstå och använda imorgon.

Vi på Sambruk är därför mycket glada över att välkomna Kommunalförbundet Sydarkivera till föreningen. Kombinationen av djup kompetens inom informationsförvaltning och digitalt bevarande, lång erfarenhet av kommunal samverkan och ett tydligt engagemang för öppna lösningar passar väl in i Sambruks idé om att kommuner och andra offentliga aktörer kan åstadkomma mer tillsammans än var och en för sig.