Sambruk driver ett kompetensnätverk kring digital signering/e-underskrifter. Nätverkets syfte är att skapa kunskap om hur e-underskrifter kan användas och dela erfarenheter från införandeprojekt.
Det finns ett stort intresse för elektroniska underskrifter i kommunerna. Nätverket som varit igång sedan februari 2019 är öppet för alla landets kommuner. I nätverket finns en mängd kompetenser, däribland kommunjurister, kommunarkivarier, verksamhetsutvecklare, digitaliseringsansvariga, IT-chefer osv. Idag deltar 20 kommuner och kommunförbund – de flesta från Västra Sverige – i nätverket. Nätverket bjuder löpande in branschexperter på digital signering som föreläsare och har ett samarbete med akademin, framförallt kring format för underskrivna handlingar där Högskolan i Skövde hjälper till.
Flera av de deltagande kommunerna har infört e-underskrifter i någon del av verksamheten, i andra pågår införandeprojekt och hos några pågår omvärldsbevakning. Juridik, teknik och ekonomi är ämnesområden som belyses av nätverket.
Flera digitaliseringsprojekt pågår i kommunerna med fokus på att göra beslutsprocesser snabbare och säkrare. Exempel på implementeringar av e-underskrifter är justering av protokoll från nämnder och beslutsorgan eller dokumentation av ordförandebeslut. Samverkansprotokoll mellan fack och arbetsgivare är ett annat exempel där e-underskrifter spar tid och ger snabbare informationsspridning. I kommunernas e-tjänstplattformar som riktas både till allmänheten och till kommunpersonal görs godkännande/underskrift med hjälp av Bank-ID.
Dessa frågor tycker nätverket att en kommun som vill börja med e-underskrifter ska tänka över:
- Vad behöver man skriva under? Vilka legala krav ligger till grund för krav på underskrift? Kan det lösas på annat sätt än med underskrift?
- Det finns olika former av underskrift – avancerad och kvalificerad enligt eIDAS-förordningen, vilken är lämplig och när? Fristående eller inbäddad signeringstjänst?
- Underskrifter av sekretessdokument – hur ska dessa hanteras? Kan de skickas för signering utanför organisationen? Molntjänst? Risk- och sårbarhetsanalys? Kravställning? Vad säger lagstiftningen och dataskyddsförordningen?
- Säker digital kommunikation – är SDK ett krav?
- Verifiering av underskrivna dokument – hur fungerar verifieringen? Gränssnitt och användarvänlighet? Är det bra att visa personnummer för undertecknare? Hur vet vi att det är organisationen kommunen som undertecknat? När får man gallra en underskriven handling?
- E-arkiv och bevarande av underskrivna handlingar – vad behöver lämnas till ett e-arkiv och varför? Hur ska den underskrivna handlingen hanteras i sin livscykel? Vilka format ska man kräva att tjänsten skapar?
- Omvärldsbevakning – Riksarkivets projekt FormatE (nätverket är referensgrupp) och den pågående SOU kring digital signering är aktiviter som nätverket har interagerad med.
- Hur ser marknaden? Och vad kostar tjänsterna?
Nätverket som träffas en gång per kvartal försöker dela på värdskapet och delar också på olika konkreta uppdrag. Så har en grupp har tagit fram en marknadsanalys under 2019 och under våren 2020 arbetar en annan grupp på att samla och skriva ned de samlade erfarenheter som hittills gjorts.
Göran Westerlund, Digitaliseringsansvarig på Alingsås kommun och Annika Samuelsson IT- och Digitaliseringschef i Mölndals stad faciliterar och håller samman nätverkets arbete. Kontakta Göran eller Annika om du är intresserad! Du når dem via e-post; goran.westerlund(at)alingsas.se och annika.samuelsson(at)molndal.se
Nätverket målsättning ligger i linje med föreningen Sambruks kärnvärden – tillsammans delar vi kunskap och problemlösning.
