Provisum är ett handläggarstöd och ett verksamhetssystem som är helt utvecklat för överförmyndarverksamhet. Inga ärenden blir liggande eller passerar sin förfallodag, och tack vare anpassade checklistor och ett användarvänligt system får ni full koll på er verksamhet.

Som medlemskommun i Sambruk avropar du Provisum.

En akt för varje huvudman

Provisum bygger på att det precis som i ett aktskåp finns en akt för varje huvudman. I varje akt finns ärenden, och alla aktuella ärenden ligger öppna i Provisum och fördelade på respektive handläggare. Till varje ärende är aktuella dokument för ärendet knutna. Det går att se precis hur långt du eller dina kollegor har kommit i ett ärende. I varje ärende finns bara de brevmallar som behövs, vilket gör det enkelt för er att komma vidare i handläggningen.

Eftersom Provisum innebär att verksamheten digitaliseras finns akterna till stor del digitalt i systemet. Du behöver inte leta akter när du har kontakt med ställföreträdare, tingsrätten eller andra. Alla utgående handlingar sparas i respektive ärende och det finns också möjlighet att bifoga filer till ärendet.

Lätt att följa upp verksamheten

Provisum underlättar också uppföljningen för dig som är chef. Det framgår precis vilka ärenden som verksamheten har hanterat under året samt genomsnittlig handläggningstid för dem och för respektive ärende. Det gör att ni enkelt kan uppfylla förvaltningslagens krav på att meddela en sökande om ett ärende beräknas bli väsentligt försenat, eftersom ni i och med Provisum blir medvetna om hur lång tid ett ärende vanligtvis tar. Provisum säkerställer också att ärendena handläggs på ett enhetligt och rättssäkert sätt.

Överförmyndarnämndens viktigaste verktyg i tillsynen av ställföreträdare är att granska årsräkningar. I Provisum kan du ange hur stor procent av årsräkningarna som ska väjas ut för djupgranskning. Sedan väljer Provisum slumpvis ut vilka räkningar som ska granskas. Funktionen möjliggör en automatiserad granskning av poster (t.ex. hyra) utifrån föregående år. Provisum signalerar också vilka poster som ska granskas. Detta effektiviserar granskningen och gör att ni kan lägga tid och resurser på att säkerställa att huvudmannens medel har kommit huvudmannen till godo i stället för att siffergranska.

Snabbare handläggning och kontinuerliga uppdateringar

Provisum hjälper er att minska administrationen och minimerar risken för att göra fel. Med dess e-tjänster blir det lätt för ställföreträdare att göra rätt, vilket leder till färre kompletteringar och snabbare handläggning. Tjänsten uppdateras veckovis, vilket innebär att ni har alltid uppdaterade uppgifter på både ställföreträdare och huvudmän. Ni riskerar inte att handlägga ärenden där ni inte är behöriga eller att inte meddelas om en huvudman har avlidit.

Många ärenden går dessutom att granska automatiserat. Ett exempel är redogörelserna för ensamkommande barn. Utifrån de svar som ställföreträdare lämnar och vad ni i systemet har angett som ”rätt” svar kan ni med några enkla knapptryck få redogörelsen färdiggranskad och arvodet skickat till lönesystemet för utbetalning.

Kostnad och nyttjande

Tjänsten är tillgänglig för samtliga kommuner i Sverige och tillhandahålls av Föreningen Sambruk. För tjänsten finns ett förvaltningsråd som är den effektiva organisation som svarar för gemensam driftsfunktion, förvaltning och vidareutvecklingsteamet.

Kostnaden för den enskilda kommunen blir lägre ju fler kommuner som ansluter sig till Provisum. Provisum ägs av Sambruk och förvaltas av Resursen Sverige. Om du vill ha mer information eller om du vill använda tjänsten, kan du kontakta Resursen.