Provisum – Effektiva rutiner för överförmyndarenheten

Provisum är två sammanhållna systemstöd; ett verksamhetssystem som stödjer handläggare och chefer på Överförmynderiverksamheten, och en webbtjänst för ställföreträdare som ska lämna in uppgifter till Överförmyndaren.

En akt för varje huvudman

Provisum bygger på att det precis som i ett aktskåp finns en akt för varje huvudman. I varje akt finns ärenden, och alla aktuella ärenden ligger öppna i Provisum och fördelade på respektive handläggare. Till varje ärende är aktuella dokument för ärendet knutna. Det går att se precis hur långt du eller dina kollegor har kommit i ett ärende. I varje ärende finns bara de brevmallar som behövs, vilket gör det enkelt för er att komma vidare i handläggningen.

Nyttjande av Provisum innebär att verksamheten digitaliseras, och över tid finns ständigt mer dokumenterat digitalt i systemet. Man kan skanna in äldre pappersakter, eller akter som kommer från andra kommuner. Alla utgående handlingar sparas i respektive ärende och det finns också möjlighet att bifoga filer till ärendet.

Lätt att följa upp verksamheten

Provisum underlättar också uppföljningen för dig som är chef. Det framgår precis vilka ärenden som verksamheten har hanterat under året samt genomsnittlig handläggningstid för dem och för respektive ärende. Det gör att ni enkelt kan uppfylla förvaltningslagens krav på att meddela en sökande om ett ärende beräknas bli väsentligt försenat, eftersom ni i och med Provisum blir medvetna om hur lång tid ett ärende vanligtvis tar. Provisum säkerställer också att ärendena handläggs på ett enhetligt och rättssäkert sätt.

Överförmyndarnämndens viktigaste verktyg i tillsynen av ställföreträdare är att granska årsräkningar. I Provisum kan du ange hur stor procent av årsräkningarna som ska väjas ut för djupgranskning. Sedan väljer Provisum slumpvis ut vilka räkningar som ska granskas. Funktionen möjliggör en automatiserad granskning av poster (t.ex. hyra) utifrån föregående år. Provisum signalerar också vilka poster som ska granskas. Detta effektiviserar granskningen och gör att ni kan lägga tid och resurser på att säkerställa att huvudmannens medel har kommit huvudmannen till godo i stället för att siffergranska.

Stöd för ställföreträdare

Ställföreträdare som representerar kommunens huvudmän kan använda e-tjänsten Provisum Ställföreträdare
Med hjälp av denna får även ställföreträdare ett effektivt verktyg för att löpande registrera transaktioner och kommunicera med handläggarna, för att minimera samtliga parters arbetsinsats när räkningen ska lämnas in och granskas. Via e-legitimation kan givetvis också förteckningar, års- och sluträkningar signeras och lämnas in.

Snabbare handläggning och kontinuerliga uppdateringar

Provisum hjälper er att minska administrationen och minimerar risken för att göra fel. Med dess e-tjänster blir det lätt för ställföreträdare att göra rätt, vilket leder till färre kompletteringar och snabbare handläggning. Tjänsten uppdateras veckovis, vilket innebär att ni har alltid uppdaterade uppgifter på både ställföreträdare och huvudmän. Ni riskerar inte att handlägga ärenden där ni inte är behöriga eller att inte meddelas om en huvudman har avlidit.

Många ärenden går dessutom att granska automatiserat. Ett exempel är redogörelserna för ensamkommande barn. Utifrån de svar som ställföreträdare lämnar och vad ni i systemet har angett som ”rätt” svar kan ni med några enkla knapptryck få redogörelsen färdiggranskad och arvodet skickat till lönesystemet för utbetalning.

Kostnad och nyttjande

Tjänsten är tillgänglig för samtliga kommuner som är medlem i Föreningen Sambruk. Som för alla Sambruks-tjänster finns ett Förvaltningsråd,  i detta fall med representanter för alla Överförmynderiverksamheter som använder Provisum.  Här beslutas om utvecklingsbudget, strategier för vidare utveckling och prioriteringar inom strategierna.

Sambruk äger och förvaltar Provisum efter självkostnadsprincipen. Kostnaden för den enskilda kommunen blir lägre ju fler kommuner som ansluter sig till tjänsten.

Sambruk upphandlar extern teknisk förvaltning och drift, och har ingått avtal med Resursen Sverige fram till våren 2029. Om ni vill ha mer information om Provisum kan ni läsa mer på https://provisum.se.