Tar det orimligt mycket tid för din organisation att granska alla dokument som finns och skapas för att se om de innehåller personuppgifter? Tar det orimligt mycket tid för din organisation att analysera laglig grund för de personuppgifter som kontinuerligt skapas i kommunen? Tar det för lång tid för er att dokumentera era beslut om lagring av personuppgifter?
Sedan den allmänna dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft måste varje dokument och e-post som er organisation lagrar granskas för att se om det innehåller personuppgifter. Finns det personuppgifter i dokument eller data måste din organisation göra en juridisk analys för att avgöra om det finns en laglig grund för att lagra dem. Analysen ska även dokumenteras. En sådan granskning, analys och dokumentation kräver en stor arbetsinsats. Kan ett AI hjälpa till i detta?
Projektet Aigine syftade till att se om AI kan hjälpa dig att få ordning på personuppgifts-hanteringen även i omfattande dokument.
Projektet tog fram en pilot som har varit föremål för särskilt studium inom ramen för en magisteruppsats från Lunds universitet; ’ Challenges and opportunities with using cognitive computing for mapping personal data in order to help comply with the GDPR’ (Hedqvist and Månsson).
Pilotens egenskaper
- Automatiserad inventering med hjälp av ständigt uppdaterade gemensamma definitioner
- Stöd för fler än 100 olika datakällor och fler än 1.000 filformat
- Workflow för delegering av granskningsuppgifter
- Pedagogiskt användargränssnitt, som visar hittade personuppgifter
- Inbyggd kontextuell kunskapsdatabas
- AI ger stöd för angivande av laglig grund och gallring
- Uppbyggnad av metadatalager, som utgör grund för registerförteckning
- Lokal installation, vilket innebär att ingen information lämnar kommunens IT-miljö
- Det molnbaserade AI-verktyget generar annoteringskod lokalt
- Alla lokala annoteringskoder förbättrar kontinuerligt de gemensamma kognitiva förmågorna
Förmågan att hitta och presentera personuppgifter och att ge förslag på laglig grund förbättras hela tiden, genom att verktyget används med flera olika organisationers data.