Visionen är att få en gemensam källa för denna information.
Drivkraften är att göra informationen tillgänglig, så att den kan användas på nytt – både av allmänhet, och av verksamhet.
I den första etappen specificerades inleverans till ett digitalt arkiv samt återskapande från arkiv. Läs mer under Projektbeskrivning: Etapp 1.
I den nyligen avslutade andra etappen specificerades själva e-arkivet. Samtidigt genomfördes utredningar av begreppet mellanarkiv, juridiska villkor samt kommunövergripande samarbete kring e-arkiv. Läs mer under Projektbeskrivning: Etapp 2
Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet och har lockat deltagare från både stora; Malmö stad och mindre; Ockelbo kommun. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter.
Projektet Elektroniskt bevarande presenterade slutrapporten i Eskilstuna torsdagen den 20 oktober 2011.
Huvudmål för etapp 2
Huvudmålet har varit att ta fram ett underlag med krav på funktioner och innehåll för e-arkiv. Underlaget kan användas av kommunen vid upphandling, utveckling eller andra lösningar för att tillvarata, bevara, förvalta och tillhandahålla information. En viktig framgångsfaktor i projektet har varit att deltagarna kommer från både arkiv, verksamhet och IT.
Slutprodukt för etapp II är dels en sammanställd kravspecifikation innehållande tekniska krav och legala krav kring hantering av allmänna handlingar. Som komplement finns även en beskrivning för kommunen över nödvändiga åtgärder som behöver vidtas innan implementering. Exempelvis kan det vara organisation, fördelning av ansvar, inventering av informationsinnehåll osv.
eSamhället och arkivet
Slutrapporten kan läsas här
Sambruk slutrapport elektroniskt bevarande 2009 05 27
Bilaga 2 – Vägledning Kravspecifikation e-arkiv
Bilaga 3 – En redogörelse kring metadata och XML
Bilaga 4 – Leveranshandledning
Bilaga 5 – Checklista för digital arkivering
Bilaga 6 – Juridiska villkor — förutsättningar och konsekvenser
Bilaga 7 – Kommunövergripande samarbete kring e-arkiv
Etapp 3
Målet för etapp 3 var att genomföra en upphandling med framtagen kravspecifikation och ska resultera i ett ramavtal som kommunerna kan avropa ifrån. Efter överläggningar med Sveriges kommuner och regioner (SKR) samt IT Forum Kommunförbundet Stockholms län (KSL) har det beslutats att starta ett nytt projekt med namnet e-arkiv. Detta projekt syftar till en gemensam upphandling av ett ramavtal för ett e-arkiv system. Alla kommuner (och även landsting) kan sedan avropa via ramavtalet. Upphandlingen sker under SKRs regi, med hjälp av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI).
Riksarkivet
I september 2011 startade Riksarkivet projektet e-arkiv och e-diarium. I projektet ska specifikationer tas fram som är gemensamma för hela den offentliga förvaltningen. Syftet med specifikationerna är att de modeller, begrepp och standarder som används ska bli lika.