Elektroniskt bevarande etapp 1

Projektbeskrivning

Många kommuner saknade nä r projektet startade 2009 rutiner för att bevara elektronisk information under längre tid. Här kan du läsa projektbeskrivningen etapp 1.

Bakgrundsbeskrivning

Det är en brist som, om den inte åtgärdas, med säkerhet kommer att medföra framtida förluster av information av central betydelse. Till exempel information som behövs för att garantera allmänhetens rätt till insyn eller förvaltningarnas, rättskipningens och forskningens behov av information. Arkiven ska bevara elektronisk information, göra den sökbar för alla och säkerställa den elektroniska informationens autenticitet över tid.
Ett grundläggande problem med den elektroniska informationen är dess varaktighet. Ettorna och nollorna blir inte begripliga för oss om vi inte med hjälp av rätt teknik (rätt hårdvara och mjukvara) kan göra dem läsbara. När tekniken utvecklas uppkommer ständigt nya format, media och standarder. Information i alla format och på alla tillgängliga tekniska plattformar kommer på sikt att bli oläsbar om inte informationen kontinuerligt konverteras och migreras till nya teknikgenerationer. För att arkivera elektronisk information utan tidsgräns krävs alltså en helt annan strategi än vid traditionell arkivering. På grund av problemställningens komplexitet är arbetet med arkivering av elektronisk information utan tidsgräns ett arbete som lämpar sig väl för samverkan.

Syfte och mål

Projektets syfte är att kommuner ska kunna bevara handlingar som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns. I denna etapp specificeras inleverans till ett digitalt arkiv samt återskapande från arkiv. I en (eventuell) kommande etapp specificeras själva arkivet.Effekten av projektet är bl a:

  • Att information av betydelse för allmänhetens rätt till insyn, de kommunala förvaltningarnas, rättsäkerhetens och forskningens behov kan bevaras.
  • Enkel återsökning av denna arkiverade elektroniska information, vilket ger stora möjligheter till återanvändning.
  • Att informationens autenticitet säkras, vilket ger bättre förtroende.
  • Att övriga legala krav uppfylls.
  • Ökad kompetens kring bevarande av elektronisk information.

Projektets långsiktiga mål är att möjliggöra en säker och stabil arkivering av kommunernas elektroniska information och göra det möjligt för såväl den kommunala förvaltningen som allmänheten att enkelt och effektivt nå den information de söker både nu och under överskådlig tid.Målet med detta första projekt är:

  • Specifikation av inleverans till ett elektroniskt arkiv samt återskapande från detta arkiv för utvalda processer ur kommuners verksamhet
  • Kravspecifikation på vilket sätt verksamhetssystem ska kunna leverera ut uppgifter för samma processer

Samma kravspecifikation kan användas som underlag för vad som bör gå att få ut ur befintliga verksamhetssystem avseende samma processer för bevarande utan tidsgräns.

  • Sökbarheten i det elektroniska arkivet ska vara minst lika bra som sökbarheten i traditionella pappersarkiv.

Avgränsningar

Projektet är begränsat till sådant material som kommunerna bevarar. Material som skall gallras efter kortare eller längre tid tas inte med. Anpassning till enskilda kommuners tekniska plattformar görs inte inom projektets ram.
Kravspec på vad som ska gå att få ut arkivet samt vad som levereras in kommer att göras för ett antal processer inom kommunal verksamhet. Hur många processer och vilka som kommer att arbetas med bestäms av styrgruppen.

Projektledare

Östen Jonsson
LDB-centrum, Boden

Intressenter

Sambruks medlemmar, Sveriges kommuner, systemleverantörer, Riksarkivet samt liknade projekt som drivs av andra huvudmän.

Till huvudsidan Elektroniskt bevarande

Meny